Vom Zettelchaos zur vollständigen Kontrolle

Colibryx hat sein eigenes ERP entwickelt, um Excel und Obsidian zu eliminieren: Jetzt haben Partner und Team eine einzige Übersicht über Kapazitäten, Margen und Pipeline.

2026

8 Monate

Cliente	Colibryx S.r.l.
Industry	Softwareagentur / Digitale Dienstleistungen
Anno	2026
Durata	8 Monate

Cosa abbiamo fatto

UX/UI-Design für differenzierte Rollen
Full-Stack Webanwendungsentwicklung
Kalenderintegration und Automatisierungen
KPI-Dashboard und Finanzberichterstattung
Benachrichtigungssystem und Audit-Trail

Il progetto

ColibryxOS ist die interne Management-Software von Colibryx: ein System, das Zeiterfassung, Ressourcenzuweisung, CRM, Raten- und Kostenverwaltung auf einer einzigen Plattform vereint. Jede Information existiert an einem einzigen Ort: Der Kunde aus der Verhandlung wird zum Projektkunden, die Stunden des Angebots werden zum Budget, die Protokolle speisen die Marge in Echtzeit ein.

La sfida

Verstreute Daten, Entscheidungen im Dunkeln

Mit 10 Mitarbeitern, 6 parallelen Projekten und 15 aktiven Verhandlungen verwaltete Colibryx alles über Excel und Obsidian. Es gab keinen Echtzeit-Überblick über freie Stunden, Projektmargen oder Rechnungsfristen. Jeder Bericht erforderte Stunden manueller Arbeit.

3+ Stunden wöchentlich verloren durch Berichte und Abstimmungen zwischen Tabellen
Unmöglich zu wissen, wann das Team Kapazität für ein neues Projekt hatte
Projektmargen nachträglich berechnet, oft mit Fehlern
Vertriebspipeline und Dokumente verstreut zwischen E-Mails, Laufwerken und Notizen

Unser Ansatz

1
Discovery
Kartierung der realen Abläufe: Wie Partner und Entwickler arbeiteten, welche Daten benötigt wurden und wo Engpässe entstanden. Definition des Prinzips der Single Source of Truth.
2
Architektur
Modulares Design mit verknüpften Daten: Angebot → Projekt → Zuweisungen → Zeiterfassung. Jede Entität speist die nachfolgenden ohne Redundanz.
3
Entwicklung
Phasenweise Implementierung: Zuerst der Kern (Zeiterfassung, Projekte, CRM, Raten), dann Kalender, Kapazitätssimulator und erweiterte Module. Wöchentliche Iterationen mit den Partnern.
4
Integration
Verbindung mit Apple Calendar, API-Vorbereitung für Fakturierung, HR-Prozesse. Das System integriert sich in bestehende Tools (ClickUp, GitLab), ohne sie zu ersetzen.

Die Lösung

Ein einziges Dashboard zur Steuerung der Agentur

ColibryxOS beantwortet die kritischen Fragen der Partner auf einen Blick: wie viel Marge bei jedem Projekt, wie viele freie Stunden das Team hat, wann eine neue Arbeit gestartet werden kann, welche Verhandlungen stillstehen. Die Entwickler sehen nur das, was sie brauchen: zu protokollierende Stunden, bevorstehende Ereignisse, Projektdokumente.

Echtzeit-Marge

Vergleich von geplanten vs. tatsächlichen Stunden pro Auftrag. Indirekte Kosten automatisch zugewiesen. Burn Rate und Abweichung immer aktuell.

Kapazität und Simulator

Überblick über freie Stunden pro Abteilung in den nächsten Wochen. Simulation: "Wenn diese Verhandlung startet, wann hätten wir Platz?" Überbuchung sofort sichtbar.