Principios clave del RGPD: la guía definitiva sobre la privacidad de los datos
La preocupación por la privacidad de los datos crece día a día.
Las empresas de software de todo el mundo están tomando medidas para garantizar la máxima seguridad de los datos.
La introducción de las directrices del RGPD hace menos de dos años, el 25 de mayo de 2018, fue un paso importante en la dirección correcta.
Tras muchas deliberaciones y debates sobre este tema, el Reglamento General de Protección de Datos entró finalmente en vigor en mayo de 2018.
Se concedió un período de aviso de dos años para que las empresas pudieran adaptarse gradualmente a la nueva legislación y ajustar sus operaciones en consecuencia.
El 25 de mayo de 2018, la implementación del RGPD se hizo obligatoria en todos los estados miembros de la Unión Europea y del EFTA.
El Reino Unido, con su estatus comercial hasta ahora no afectado por el Brexit, sigue estando obligado a respetar el RGPD y tiene previsto implementar una nueva legislación muy similar al RGPD una vez finalizado el período de transición.
"¿Qué significa RGPD?"
Aquí hay una respuesta breve: RGPD es un acrónimo que corresponde al 'Reglamento General de Protección de Datos'.
El RGPD explicado para principiantes
En virtud de esta ley, las empresas deben garantizar que los datos personales de sus clientes estén protegidos; de lo contrario, podrían verse obligadas a pagar multas que alcanzan millones de euros.
¿Pero qué es el Dato Personal?
Una cosa importante a tener en cuenta cuando se trata de definir los datos personales es el contexto en el que fueron recopilados o se utilizan.
Si los datos pueden utilizarse para identificar a un individuo, se definirán como datos personales.
Los datos personales se refieren a la información que puede utilizarse para identificar a una persona viva.
Los datos personales incluyen:
- Nombre
- Fecha de nacimiento
- Detalles de la cuenta bancaria
- Dirección u otros datos de localización
- Número de contacto
- Dirección IP
- Apariencia física
- Cualquier tipo de número de identificación
- Registros de educación y empleo
- Dirección de correo electrónico
- Número de matrícula del vehículo.
La raza, la etnia, el género, la orientación sexual, las creencias religiosas y políticas, los datos médicos/sanitarios y diversas otras características de una persona entran en la categoría de datos personales altamente sensibles.
¿A quién se aplica el RGPD?
A pesar de que el Reglamento General de Protección de Datos fue aprobado por la Unión Europea, sus términos son tales que las empresas de todo el mundo están obligadas a garantizar que sus prácticas estén en línea con este reglamento.
Hay dos condiciones principales para que la ley se aplique a tu actividad:
1. Eres una empresa que opera en una región que pertenece a la Unión Europea.
2. Eres una empresa que tiene clientes que son ciudadanos de una región que pertenece a la Unión Europea.
Si entras en una (¡o ambas!) de estas categorías, entonces cualquier tipo de violación de los términos del RGPD te meterá sin duda en problemas.
¿Qué es la Conformidad con el RGPD?
La conformidad con el RGPD se refiere a la acción de garantizar que las prácticas y operaciones de tu empresa estén en línea con los reglamentos que el RGPD impone a las empresas seguir.
Por tanto, debes conocer qué reglas y condiciones prevé esta legislación.
Hay siete principios clave del RGPD:
1. Legalidad, Equidad y Transparencia
Debes procesar los datos de manera que no viole ninguna ley o norma.
No puedes ocultar el propósito de la recopilación de datos a las personas de quienes recopilas los datos; debes ser claro y honesto con ellos y usar un lenguaje sencillo cuando te comuniques con ellos.
El procesamiento de datos no debería además conllevar consecuencias negativas para el cliente.
2. Limitación de la Finalidad
El propósito de la recopilación de datos debe comunicarse claramente a tus clientes. No puedes utilizar los datos para ningún otro propósito si no has obtenido el consentimiento del cliente de antemano.
Sin embargo, si deseas utilizar sus datos en el futuro para el bien común, podrías estar autorizado a hacerlo.
3. Minimización de Datos
No puedes recopilar datos innecesarios que no sean pertinentes para el propósito de la recopilación. Solo estás autorizado a recopilar datos que sean relevantes y útiles para tus operaciones. Por tanto, antes de comenzar a recopilar información, comprende exactamente qué necesitas.
4. Exactitud
Los datos que recopilas y almacenas deben ser correctos al 100%, y no olvides: tus clientes también tienen el derecho de realizar cambios en información personal inexacta o incompleta. En caso de cualquier cambio, debes actualizar inmediatamente tus registros existentes.
5. Limitación del Plazo de Conservación
No puedes conservar los datos para siempre; debes definir el período de tiempo durante el cual los conservarás.
Una vez transcurrido ese tiempo, estarás legalmente obligado a eliminar la información. Si has transmitido los datos a un tercero (¡con el consentimiento de los clientes, por supuesto!), entonces deberás asegurarte de que ellos también los eliminen de su lado.
6. Integridad y Confidencialidad (Seguridad)
Esta es una de las reglas más importantes del RGPD.
El progreso tecnológico también ha traído un aumento de los riesgos de ciberseguridad.
Todos los datos que almacenáis en formato digital en servidores de alta gama deben estar protegidos; para ello podéis utilizar varios tipos de cifrado. En caso de pérdida de datos o de falta de protección de los datos de los clientes, ¡preparaos para pagar cuantiosas multas!
También deberéis informar a todas las personas afectadas por la violación de datos. En cuanto descubráis el incidente, tendréis 72 horas para hacer pública la información.
7. Responsabilidad
Para demostrar que estás respetando todos los requisitos establecidos por el RGPD, debes documentar correctamente la recopilación y el procesamiento de datos.
El RGPD, aunque puede parecer una carga para los empresarios, representa en realidad una oportunidad oculta de gran relevancia.
Este reglamento ofrece un marco claro y preciso de las normas a respetar y de las posibles consecuencias en caso de infracciones, elevando el nivel de concienciación dentro de las empresas. Pero hay más.
El RGPD, en efecto, puede convertirse en una poderosa herramienta competitiva.
Tener una sólida comprensión del RGPD puede ayudar a las empresas a construir confianza con los clientes, demostrando que se toman en serio la protección de datos. Además, las empresas que cumplen correctamente con el RGPD pueden evitar cuantiosas sanciones, salvaguardando así su reputación y su solidez financiera.
Por tanto, en lugar de percibir el RGPD como un obstáculo, veámoslo como una oportunidad para mejorar nuestras prácticas empresariales y reforzar la confianza de los clientes.