Del caos de las hojas al control total
Colibryx ha construido su propio ERP para eliminar Excel y Obsidian: ahora los socios y el equipo tienen una visión única sobre capacidad, márgenes y pipeline.
| Cliente | Colibryx S.r.l. |
|---|---|
| Industry | Agencia de Software / Servicios Digitales |
| Anno | 2026 |
| Durata | 8 meses |
- Diseño UX/UI para roles diferenciados
- Desarrollo de aplicación web full-stack
- Integración de calendario y automatizaciones
- Dashboard de KPI y reportes financieros
- Sistema de notificaciones y registro de auditoría
ColibryxOS es el sistema de gestión interno de Colibryx: un sistema que unifica el seguimiento de tiempo, la asignación de recursos, CRM, la gestión de tarifas y costos en una única plataforma. Cada dato existe en un solo punto: el cliente de la negociación se convierte en el cliente del proyecto, las horas del presupuesto se convierten en el presupuesto, los registros alimentan la marginalidad en tiempo real.
Datos dispersos, decisiones a ciegas
Con 10 personas, 6 proyectos paralelos y 15 negociaciones activas, Colibryx gestionaba todo en Excel y Obsidian. No había una visión en tiempo real sobre horas libres, márgenes por encargo o vencimientos de facturas. Cada informe requería horas de trabajo manual.
- Más de 3 horas semanales perdidas en informes y alineaciones entre hojas
- Imposibilidad de saber cuándo el equipo tenía capacidad para un nuevo proyecto
- Marginalidad de los proyectos calculada a posteriori, a menudo con errores
- Pipeline comercial y documentos dispersos entre correos electrónicos, drive y notas
- 1
Descubrimiento
Mapeo de los flujos reales: cómo trabajaban los socios y desarrolladores, qué datos necesitaban y dónde surgían los cuellos de botella. Definición del principio de Single Source of Truth.
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Arquitectura
Diseño modular con datos conectados: presupuesto → proyecto → asignaciones → seguimiento de tiempo. Cada entidad alimenta a las siguientes sin redundancia.
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Desarrollo
Implementación por fases: primero el core (seguimiento de tiempo, proyectos, CRM, tarifas), luego calendario, simulador de capacidad y módulos avanzados. Iteraciones semanales con los socios.
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Integración
Conexión con Apple Calendar, preparación de API para facturación, flujos de RRHH. El sistema se integra con las herramientas existentes (ClickUp, GitLab) sin reemplazarlas.
Un panel único para gestionar la agencia
ColibryxOS responde a las preguntas críticas de los socios de un vistazo: cuánto margen hay en cada proyecto, cuántas horas libres tiene el equipo, cuándo se puede iniciar un nuevo trabajo, qué negociaciones están detenidas. Los desarrolladores (devs) solo ven lo que necesitan: horas para registrar, eventos próximos, documentos del proyecto.
Marginalidad en tiempo real
Comparación de horas presupuestadas vs. horas reales para cada encargo. Costos indirectos asignados automáticamente. Tasa de consumo (burn rate) y desviación siempre actualizados.
Capacidad y simulador
Vista de horas libres por departamento en las próximas semanas. Simulación: "si esta negociación comenzara, ¿cuándo tendríamos espacio?" Overbooking resaltado de inmediato.
Pipeline y negociaciones
Desde el primer contacto hasta la firma: eventos, seguimiento, fuente comercial, descuentos. Historial de clientes y tasa de conversión (conversion rate) por rango de precio.
Calendario y eventos
Reuniones y llamadas sincronizadas con Apple Calendar. Las horas de los eventos se registran automáticamente en el seguimiento de tiempo de los participantes.
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