Dal caos dei fogli al controllo totale

Colibryx ha costruito il proprio ERP per eliminare Excel e Obsidian: ora soci e team hanno una visione unica su capacità, margini e pipeline.

2026

8 mesi

Cliente	Colibryx S.r.l.
Industry	Software Agency / Servizi Digitali
Anno	2026
Durata	8 mesi

Cosa abbiamo fatto

Progettazione UX/UI per ruoli differenziati
Sviluppo applicazione web full-stack
Integrazione calendario e automazioni
Dashboard KPI e reportistica finanziaria
Sistema di notifiche e audit trail

Il progetto

ColibryxOS è il gestionale interno di Colibryx: un sistema che unifica time tracking, allocazione risorse, CRM, gestione rate e costi in un'unica piattaforma. Ogni dato esiste in un solo punto: il cliente della trattativa diventa il cliente del progetto, le ore del preventivo diventano il budget, i log alimentano la marginalità in tempo reale.

La sfida

Dati sparsi, decisioni al buio

Con 10 persone, 6 progetti paralleli e 15 trattative attive, Colibryx gestiva tutto su Excel e Obsidian. Nessuna visione in tempo reale su ore libere, margini per commessa o scadenze fatture. Ogni report richiedeva ore di lavoro manuale.

3+ ore settimanali perse in report e allineamenti tra fogli
Impossibile sapere quando il team aveva capacità per un nuovo progetto
Marginalità dei progetti calcolata a posteriori, spesso con errori
Pipeline commerciale e documenti sparsi tra email, drive e note

Il nostro approccio

1
Discovery
Mappatura dei flussi reali: come soci e dev lavoravano, quali dati servivano e dove nascevano i colli di bottiglia. Definizione del principio Single Source of Truth.
2
Architettura
Progettazione modulare con dati collegati: preventivo → progetto → allocazioni → time tracking. Ogni entità alimenta le successive senza ridondanza.
3
Sviluppo
Implementazione a fasi: prima il core (time tracking, progetti, CRM, rate), poi calendario, simulatore capacità e moduli avanzati. Iterazioni settimanali con i soci.
4
Integrazione
Collegamento con Apple Calendar, preparazione API per fatturazione, flussi HR. Il sistema si integra con gli strumenti esistenti (ClickUp, GitLab) senza sostituirli.

La soluzione

Un cruscotto unico per governare l'agenzia

ColibryxOS risponde alle domande critiche dei soci in un colpo d'occhio: quanto margine su ogni progetto, quante ore libere ha il team, quando si può far partire un nuovo lavoro, quali trattative sono ferme. I dev vedono solo ciò che serve a loro: ore da loggare, eventi in arrivo, documenti di progetto.

Marginalità in tempo reale

Confronto ore preventivate vs consuntivate per ogni commessa. Costi indiretti allocati automaticamente. Burn rate e scostamento sempre aggiornati.

Capacità e simulatore

Vista ore libere per reparto nelle prossime settimane. Simulazione: "se partisse questa trattativa, quando avremmo spazio?" Overbooking evidenziato subito.