De la haosul foilor de calcul la controlul total

Colibryx și-a construit propriul ERP pentru a elimina Excel și Obsidian: acum partenerii și echipa au o viziune unică asupra capacității, marjelor și pipeline-ului.

2026

8 months

Cliente	Colibryx S.r.l.
Industry	Agenție Software / Servicii Digitale
Anno	2026
Durata	8 months

Cosa abbiamo fatto

Proiectare UX/UI pentru roluri diferențiate
Dezvoltare aplicație web full-stack
Integrare calendar și automatizări
Dashboard KPI și raportare financiară
Sistem de notificări și jurnal de audit

Il progetto

ColibryxOS este sistemul de management intern al Colibryx: un sistem care unifică urmărirea timpului, alocarea resurselor, CRM-ul, gestionarea ratelor și a costurilor într-o singură platformă. Fiecare dată există într-un singur punct: clientul negocierii devine clientul proiectului, orele din estimare devin bugetul, iar logurile alimentează marja în timp real.

La sfida

Date dispersate, decizii în necunoștință de cauză

Cu 10 persoane, 6 proiecte paralele și 15 negocieri active, Colibryx gestiona totul pe Excel și Obsidian. Nu exista o viziune în timp real asupra orelor libere, marjelor pe proiect sau scadențelor facturilor. Fiecare raport necesita ore de muncă manuală.

3+ ore săptămânale pierdute în rapoarte și alinieri între foi de calcul
Imposibil de știut când echipa avea capacitate pentru un nou proiect
Marja proiectelor calculată retrospectiv, adesea cu erori
Pipeline-ul comercial și documente dispersate între e-mailuri, drive și notițe

Abordarea noastră

1
Discovery
Cartografierea fluxurilor reale: cum lucrau partenerii și dezvoltatorii, ce date erau necesare și unde apăreau blocajele. Definirea principiului Single Source of Truth.
2
Arhitectură
Proiectare modulară cu date interconectate: estimare → proiect → alocări → urmărire timp. Fiecare entitate le alimentează pe cele succesive fără redundanță.
3
Dezvoltare
Implementare în faze: mai întâi nucleul (urmărire timp, proiecte, CRM, rate), apoi calendarul, simulatorul de capacitate și modulele avansate. Interacțiuni săptămânale cu partenerii.
4
Integrare
Conectare cu Apple Calendar, pregătire API pentru facturare, fluxuri HR. Sistemul se integrează cu instrumentele existente (ClickUp, GitLab) fără a le înlocui.

Soluția

Un tablou de bord unic pentru a guverna agenția

ColibryxOS răspunde la întrebările critice ale partenerilor dintr-o privire: câtă marjă este pe fiecare proiect, câte ore libere are echipa, când se poate începe un nou proiect, ce negocieri sunt în așteptare. Dezvoltatorii văd doar ceea ce le este necesar: ore de înregistrat, evenimente viitoare, documente de proiect.

Marjă în timp real

Comparație ore estimate vs. ore efective pentru fiecare proiect. Costuri indirecte alocate automat. Rata de consum și abaterea mereu actualizate.

Capacitate și simulator

Vizualizare ore libere pe departament pentru următoarele săptămâni. Simulare: „dacă ar începe această negociere, când am avea spațiu?” Overbooking-ul este evidențiat imediat.