Come si decide se un progetto di AI conviene, con un conto che si fa in mezz'ora

Il conto sta in due numeri che devi misurare tu e in uno che ti dà il fornitore. I due tuoi sono quante volte al mese capita quel lavoro e quanto dura ogni volta. Quello del fornitore è il costo del progetto. Tutto il resto sono opinioni.

La ragione per cui vale la pena farlo prima di sentire chiunque è che il conto decide anche quale processo scegliere, e la scelta del processo pesa più della scelta del fornitore.

Se preferisci farti guidare nelle domande invece di partire da un foglio bianco, l'autovalutazione chiede nove cose e ci vogliono circa tre minuti.

Il primo numero: quante volte

Non a occhio. Per due settimane, chi fa quel lavoro segna una tacca ogni volta che lo fa. Due settimane bastano a vedere la variabilità, e costano nulla.

Quasi sempre il numero sorprende in una delle due direzioni. Il lavoro che sembrava continuo capita quattro volte al giorno, quello che sembrava marginale capita trenta. La differenza fra la percezione e il conteggio è la ragione per cui molti progetti partono sul processo sbagliato.

Il secondo numero: quanto dura

Anche questo si misura, e va misurato con l'interruzione dentro.

Rispondere a una richiesta sullo stato di un ordine dura due minuti se guardi il cronometro. Ma chi risponde stava facendo altro, e tornare a quello che stava facendo costa altro tempo. La misura onesta è dal momento in cui si stacca al momento in cui ha ripreso il filo, e su un lavoro d'ufficio è spesso il doppio del tempo apparente.

Se il lavoro richiede di aspettare qualcun altro, il tempo di attesa non conta come costo per te, ma conta come ritardo per il cliente, ed è una voce separata che vedremo più avanti.

Il conto, con un esempio dichiarato tale

I numeri qui sotto sono inventati per far vedere la forma del calcolo. I tuoi saranno diversi.

Un lavoro che capita 15 volte al giorno e dura 4 minuti con l'interruzione dentro vale un'ora al giorno, cioè circa 20 ore al mese. Se il costo pieno di quell'ora è 25 euro, il processo costa 500 euro al mese, cioè 6.000 all'anno.

Un progetto che ne automatizza il 70% e costa 8.000 euro si ripaga in poco meno di due anni sul solo tempo. Se lo stesso progetto ne automatizzasse il 40%, il rientro andrebbe oltre i tre anni, e a quel punto la domanda cambia: non è più se conviene, è se ci sono altri motivi per farlo.

La quota automatizzabile è il numero che il fornitore deve stimare e che devi contestare. Un fornitore che dice il 100% non ha guardato le eccezioni.

Le tre voci che quasi nessuno mette nel foglio

Il tempo tuo. Le riunioni, le risposte alle domande, le prove. Vanno stimate in ore e messe nel conto, perché sono ore che qualcuno non passa a fare altro.

La manutenzione. Un software vive: va aggiornato quando cambia qualcosa attorno. Chiedi il costo annuale in cifra e mettilo nel conto per tre anni, non per uno.

Il costo di quando sbaglia. Ogni sistema automatico sbaglia in una quota di casi, e ogni errore ha un costo: rifare, scusarsi, in qualche caso perdere. Non si può stimare con precisione, ma si può decidere il presidio: chi controlla, quanto spesso, e questo ha un costo in ore che si può mettere nel foglio.

Il beneficio che non entra nel conto, e va deciso a parte

Alcuni benefici sono reali e non si misurano in ore risparmiate.

Rispondere in un'ora invece che in due giorni può far vincere commesse. Non sai quante, e chi ti dice di saperlo sta indovinando. La decisione onesta è: se penso che questo cambi la mia posizione competitiva, lo metto come motivo dichiarato accanto al conto, non dentro il conto.

Lo stesso vale per il lavoro che nessuno vuole fare. Togliere un'attività che tutti detestano ha un effetto sulle persone che non si mette in un foglio e a volte vale più del tempo.

L'importante è tenerli separati: il conto è il conto, le ragioni sono le ragioni, e mescolarle produce quelle giustificazioni di ritorno sull'investimento che nessuno può smentire perché non sono verificabili.

Perché il primo progetto va scelto sul conto più facile

Fra le imprese italiane che hanno valutato l'intelligenza artificiale senza poi investirci, i costi elevati sono l'ultimo dei cinque ostacoli dichiarati, al 43,0%, dietro alle competenze (58,6%), alla chiarezza legislativa (47,3%), alla qualità dei dati (45,2%) e alla privacy (43,2%). Il dato è della rilevazione ISTAT Imprese e ICT del 2025 su un campione di 26.246 imprese con almeno dieci addetti.

Detto in altro modo: quando un progetto di questo tipo non parte, quasi mai è perché costa troppo. Non parte perché non si sa chi lo farebbe, cosa dice la legge, o dove sono i dati. Il conto serve comunque, e serve soprattutto a scegliere il perimetro più piccolo che produca un numero credibile.

Un processo singolo, con un costo attuale noto in ore, sta nell'ordine di grandezza fra i 5.000 e i 10.000 euro, ed è l'unico caso in cui si può dire in anticipo se conviene, perché il termine di paragone esiste già.

Se vuoi arrivare a quel numero senza partire da un foglio bianco, l'autovalutazione fa le domande in ordine e ci vogliono circa tre minuti.