Il controllo in accettazione: cosa si misura davvero e cosa finisce solo su un foglio

Il controllo del materiale in ingresso produce, in quasi tutte le aziende, un modulo compilato che finisce in un raccoglitore e non viene mai più riletto. Serve a dimostrare che il controllo è stato fatto, non a decidere qualcosa.

È un peccato, perché quei fogli contengono l'unica informazione che permetterebbe di trattare con un fornitore su un dato invece che su un'impressione.

Se vuoi capire cosa c'è dentro i tuoi raccoglitori, scrivici: mezz'ora e i moduli dell'ultimo mese.

Perché il modulo non serve a niente

Non è colpa di chi lo compila. È che il modulo è progettato per essere archiviato.

Registra che il lotto è conforme, con una firma e una data. Quando è non conforme, registra che è non conforme e cosa si è deciso. Ma non registra, in una forma confrontabile, quanto era fuori tolleranza, quale caratteristica era fuori, e quante volte quel fornitore è già stato fuori sulla stessa caratteristica.

Senza quei tre pezzi, i dati non si sommano, e quello che non si somma non serve a decidere.

I quattro dati che vale la pena registrare

Il fornitore e il lotto. Ovvio, e quasi sempre c'è. Serve solo che sia un campo e non una scritta a mano su un foglio.

La caratteristica controllata, con il valore misurato. Non "conforme" o "non conforme": il numero. Un diametro di 20,03 su una tolleranza di 20 più o meno 0,05 è conforme, ma se quel fornitore consegna sempre a 20,03 e la tolleranza si stringe, si sa già cosa succederà.

L'esito e la decisione presa. Accettato, accettato in deroga, respinto, rilavorato. La deroga è la voce più importante e la meno registrata: è il caso in cui si accetta qualcosa che non andava bene, e sono esattamente i casi che poi tornano indietro dal cliente finale.

Il tempo che il controllo ha richiesto. È l'unico modo per sapere quanto costa il controllo stesso, e quindi per decidere dove ridurlo.

Come si usa, una volta che si somma

Tre cose che oggi non si possono fare e che diventano possibili.

Controllare meno. Se un fornitore è dentro tolleranza da due anni su una caratteristica, il controllo su quella caratteristica si può ridurre. È un risparmio di tempo reale, e senza i dati non lo si può decidere, perché nessuno vuole essere quello che ha tolto un controllo a memoria.

Controllare di più dove serve. Lo stesso ragionamento al contrario, sui fornitori e sulle caratteristiche che danno problemi.

Trattare. Presentare a un fornitore la sua storia di conformità cambia la conversazione, e cambia anche il prezzo. Senza dati, la stessa conversazione è un'impressione contro un'altra impressione.

Cosa può fare un sistema e cosa no

Fa due cose. Legge i certificati che arrivano con il materiale, che sono PDF con formati diversi per ogni fornitore, ed estrae i valori dichiarati: è il compito in cui un modello linguistico è utile davvero, perché il formato cambia sempre e le regole rigide si rompono. E confronta il dichiarato con il misurato e con lo storico, segnalando quando qualcosa si sta spostando prima che esca dalla tolleranza.

Non decide se accettare. La deroga è una decisione che pesa sul cliente finale e la prende una persona che sa cosa ci sta a valle.

E non sostituisce la misura: se nessuno misura, non c'è niente da leggere.

Il rischio da evitare

Registrare tutto. È la tentazione, e produce l'effetto opposto: se il controllo passa da tre campi a venti, chi lo fa comincia a compilarli in modo conveniente, e i dati diventano peggio di prima perché sembrano precisi.

Si parte da una caratteristica sola, quella che dà più problemi, su un gruppo di fornitori piccolo. Se dopo due mesi quei dati vengono usati per una decisione, si allarga. Se non vengono usati, non si allarga: si smette, perché evidentemente quella non era la caratteristica giusta.

Come si capisce se ne vale la pena

Prendi le ultime cinque non conformità arrivate dal cliente. Per ognuna, prova a rispondere: il materiale di partenza era stato controllato, cosa diceva quel controllo, e chi era il fornitore.

Se rispondi a tutte e cinque in dieci minuti, il sistema che hai funziona. Se devi aprire un raccoglitore, il controllo lo stai facendo per l'archivio.

Un intervento su una caratteristica e su un gruppo di fornitori sta fra i 5.000 e i 10.000 euro, e la verifica se ha funzionato la fai sul mese successivo, contando quante volte quei dati sono stati guardati.

Se vuoi fare la prova delle cinque non conformità insieme, scrivici. Servono mezz'ora e i rapporti dell'ultimo mese.