Le giacenze non tornano mai: da dove nasce lo scarto e quanto conviene inseguirlo

Lo scarto fra quello che il sistema dice di avere e quello che c'è sugli scaffali non si azzera, e chi promette di azzerarlo non ha mai fatto un inventario. La domanda utile non è come portarlo a zero: è quali cause vale la pena chiudere e quali conviene lasciare stare, perché costano più di quanto valgono.

Le cause sono cinque, hanno costi molto diversi, e solo tre si risolvono con il software.

Se vuoi capire quali delle cinque pesano nel tuo caso, scrivici: mezz'ora e l'ultimo inventario.

Le cinque cause, in ordine di quanto pesano

Il prelievo non registrato. Qualcuno prende tre pezzi dallo scaffale per finire un lavoro e lo registra dopo, o non lo registra. È la causa più frequente e la più fastidiosa, perché ogni singolo caso è piccolo e in un anno diventa grande.

Il resto di lavorazione. Un pezzo di barra avanza, torna in magazzino, e non ha un codice perché non è né la barra intera né il pezzo finito. Finisce su uno scaffale e nel sistema non esiste. Poi qualcuno lo usa, ed è il secondo scarto.

Lo scarto di produzione. Il pezzo si rompe, si butta, e la quantità consumata è diversa da quella prevista dalla distinta. Se il sistema scarica sempre la quantità teorica, lo scarto si accumula in modo invisibile.

Il conto lavoro. Materiale uscito e non ancora tornato, che nel sistema risulta presente perché nessuno lo ha scaricato, o assente perché è stato scaricato del tutto quando ne rientrerà una parte.

L'errore di codice. Due articoli quasi identici, e in un anno qualcuno li ha scambiati un certo numero di volte. È la causa che fa più danno all'inventario e la più difficile da trovare, perché la somma dei due torna.

Quali si chiudono con il software e quali no

Si chiudono: il prelievo non registrato, se registrare diventa un gesto solo (un lettore vicino allo scaffale invece di un terminale lontano); il conto lavoro, se uscite e rientri sono cambi di stato invece che documenti; e l'errore di codice, se il sistema chiede una conferma quando due articoli sono ambigui.

Non si chiudono con il software: il resto di lavorazione, che è un problema di regole (bisogna decidere se esiste come articolo, e chi lo decide), e lo scarto di produzione, che si chiude solo se qualcuno lo dichiara, il che riporta al primo problema.

Questa distinzione conta più di ogni altra cosa in questo articolo, perché un fornitore che promette di risolvere tutte e cinque sta promettendo di cambiare comportamenti con un programma.

Quanto conviene inseguire

Il conto è semplice e quasi nessuno lo fa: quanto costa un punto di precisione in più, e quanto vale.

Costa in ore di registrazione, cioè tempo tolto alla produzione, e in inventari più frequenti. Vale in mancati fermi macchina per materiale che si credeva di avere, e in minore capitale immobilizzato per scorte di sicurezza tenute alte proprio perché del dato non ci si fida.

La soglia oltre la quale non conviene più esiste in ogni azienda ed è diversa per ogni articolo. Sui codici che fermano la produzione se mancano, vale la pena essere precisi. Sulla minuteria, quasi mai.

Il modo di lavorare che regge nel tempo

Non l'inventario annuale, che fotografa lo scarto una volta e non dice da dove viene. L'inventario a rotazione: pochi codici alla settimana, scelti per valore e per criticità, contati da una persona in mezz'ora.

Il vantaggio non è la precisione in sé: è che ogni conta piccola fa emergere la causa mentre è ancora fresca. In un inventario annuale lo scarto è un numero e nessuno sa più da dove arrivi. In una conta settimanale, chi la fa quasi sempre si ricorda cosa è successo.

Come si comincia

Si prende l'ultimo inventario e si guardano i venti codici con lo scarto più grande in valore. Per ognuno si prova ad attribuire una delle cinque cause. In un pomeriggio si capisce quale domina, e quella è la sola su cui vale la pena spendere.

Nella maggior parte dei casi ne domina una sola, e non è quella che ci si aspetta.

Un intervento su una causa sola sta nell'ordine di grandezza fra i 5.000 e i 10.000 euro, e la sua utilità si misura sull'inventario successivo, che è il termine di paragone già esistente.

Se vuoi fare la classifica delle venti differenze insieme a qualcuno, scrivici. Serve mezz'ora, e l'inventario ce l'hai già.