Il preventivo di lavorazione conto terzi, minuto per minuto: dove si perdono le ore

Una richiesta di preventivo per una lavorazione conto terzi attraversa sette passaggi prima di tornare al cliente. Solo due producono valore: la verifica di fattibilità e la decisione sul prezzo. Gli altri cinque sono trasporto di informazioni da un posto all'altro, ed è lì che se ne vanno le ore.

Vale la pena seguire il percorso per intero, perché la parte automatizzabile non è quella che si immagina.

Se preferisci saltare la lettura e mettere in fila il tuo percorso con qualcuno che ne ha visti altri, scrivici: mezz'ora, e bastano gli ultimi dieci preventivi.

Il percorso, passaggio per passaggio

Arriva la richiesta. Su email, su un portale del cliente, per telefono, o su un gruppo di messaggistica. Il primo problema è che i canali sono più di uno e nessuno li tiene insieme: la stessa settimana la stessa persona riceve richieste in quattro modi diversi.

Qualcuno la legge e capisce di cosa si tratta. Materiale, quantità, trattamento, tolleranze, tempi richiesti. A volte c'è un disegno, a volte una descrizione a parole, a volte una foto di un pezzo appoggiato su un bancone.

Si cerca l'informazione che manca. Ed è il primo punto dove si perdono le ore: quasi nessuna richiesta arriva completa. Manca la quantità, o il trattamento, o la data. Si scrive al cliente, si aspetta, si riprende in mano la pratica due giorni dopo avendo perso il contesto.

Si verifica se è fattibile. Qui serve mestiere: capire se il pezzo si può fare con le macchine che hai, in quel materiale, con quelle tolleranze. È uno dei due passaggi che producono valore, e nessun software lo sostituisce.

Si calcola. Tempo ciclo, attrezzaggio, materiale, trattamenti esterni, trasporto. Chi lo fa da anni ha in testa i tempi delle lavorazioni simili, e il calcolo è più un riconoscimento che un conto.

Si decide il prezzo. L'altro passaggio che produce valore, ed è una decisione commerciale: chi è il cliente, quanto è carico il reparto, quanto vuoi quella commessa.

Si compila e si manda. Poi, spesso, si sollecita.

I quattro punti in cui il tempo se ne va

Le informazioni mancanti. È il costo più grande e il meno visibile, perché non è un blocco di tempo continuo: sono venti riprese in mano della stessa pratica. Ogni ripresa costa il tempo di ricordarsi dove si era rimasti.

La ricerca del precedente. "Una cosa simile l'abbiamo già fatta" è vero quasi sempre, e ritrovarla è difficile quasi sempre, perché i preventivi passati stanno in PDF dentro cartelle organizzate per cliente e per anno, e la somiglianza non è per cliente, è per caratteristiche del pezzo.

Le varianti. Il cliente chiede la stessa cosa in tre quantità, o con due trattamenti alternativi. Ogni variante rifà il percorso quasi da capo, e il valore aggiunto della seconda e della terza è vicino a zero.

L'impaginazione. Mettere insieme voci, condizioni, validità, tempi di consegna in un documento presentabile. Nessuno lo rimpiange.

Cosa si automatizza davvero, e cosa no

Dei sette passaggi, quattro si possono trasferire a un sistema: la raccolta ordinata delle richieste da canali diversi, l'estrazione delle informazioni dal testo o dall'allegato, la ricerca del precedente per somiglianza di caratteristiche, e la compilazione del documento.

Uno si può assistere ma non sostituire: il calcolo, dove il sistema propone il tempo ciclo sulla base dei precedenti e una persona conferma.

Due restano interi a una persona: la verifica di fattibilità e la decisione sul prezzo. Sono anche i due che valgono, ed è la ragione per cui automatizzare gli altri non toglie mestiere a nessuno: lo libera.

Se vuoi capire quanto pesano i quattro punti nel tuo caso, scrivici: la prima conversazione dura mezz'ora e serve a mettere in fila il tuo percorso, non il nostro.

Il passaggio che cambia più di tutti

Non è l'estrazione automatica, che è quella di cui si parla. È la ricerca del precedente.

Nel momento in cui i preventivi passati diventano cercabili per caratteristiche invece che per nome del cliente, chi preventiva smette di ricostruire e comincia a confrontare. Il tempo del singolo preventivo scende, ma soprattutto scende la varianza: due richieste simili smettono di ricevere risposte diverse a seconda di chi le ha prese in mano e di che giornata era.

C'è un effetto collaterale che in diverse aziende conta più del tempo: si comincia a vedere quali lavorazioni si vincono e a quale prezzo, e quali si perdono sempre. Prima quell'informazione esisteva, sparsa in cartelle, ed era di fatto inaccessibile.

Gli ultimi dieci preventivi, e cosa dicono di te

Prendi il tipo di lavorazione più frequente, quello per cui hai più preventivi archiviati. Il perimetro sta fra i 5.000 e i 10.000 euro e si vede in poche settimane.

La prima cosa da guardare non è il software: è dove stanno i preventivi degli ultimi due anni e in che forma. Se sono in PDF sparsi, il primo pezzo di lavoro è renderli cercabili, e va messo nel conto per quello che è.

Se vuoi fare questa verifica insieme, scrivici. Non serve preparare niente: bastano gli ultimi dieci preventivi e mezz'ora.