Principes clés du RGPD : le guide définitif sur la confidentialité des données

La préoccupation pour la confidentialité des données croît jour après jour.

Les entreprises de logiciels du monde entier prennent des mesures pour garantir la sécurité maximale des données.

L'introduction des lignes directrices du RGPD il y a moins de deux ans, le 25 mai 2018, a été un pas important dans la bonne direction.

Après de nombreuses délibérations et discussions sur ce sujet, le Règlement Général sur la Protection des Données est finalement entré en vigueur en mai 2018.

Une période de préavis de deux ans a été accordée pour permettre aux entreprises de s'adapter progressivement à la nouvelle législation et d'ajuster leurs opérations en conséquence.

Le 25 mai 2018, la mise en œuvre du RGPD est devenue obligatoire dans tous les États membres de l'Union Européenne et de l'AELE.

Le Royaume-Uni, dont le statut commercial n'a jusqu'ici pas été affecté par le Brexit, est toujours tenu de respecter le RGPD et prévoit de mettre en œuvre une nouvelle législation très similaire au RGPD une fois la période de transition terminée.

"Que signifie RGPD ?"

Voici une réponse brève : RGPD est un acronyme qui signifie « Règlement Général sur la Protection des Données ».

Le RGPD expliqué aux débutants

En vertu de cette loi, les entreprises doivent garantir que les données personnelles de leurs clients sont protégées, sinon elles pourraient être contraintes de payer des amendes atteignant des millions d'euros.

Mais qu'est-ce qu'une Donnée Personnelle ?

Une chose importante à noter lorsqu'il s'agit de définir les données personnelles est le contexte dans lequel elles ont été collectées ou sont utilisées.

Si les données peuvent être utilisées pour identifier un individu, elles seront définies comme données personnelles.

Les données personnelles font référence aux informations qui peuvent être utilisées pour identifier une personne en vie.

Les données personnelles comprennent :

• Nom
• Date de naissance
• Détails du compte bancaire
• Adresse ou autres données de localisation
• Numéro de contact
• Adresse IP
• Apparence physique
• Tout type de numéro d'identification
• Dossiers d'éducation et d'emploi
• Adresse e-mail
• Numéro d'immatriculation du véhicule.

La race, l'ethnie, le genre, l'orientation sexuelle, les convictions religieuses et politiques, les données médicales/de santé et diverses autres caractéristiques d'une personne entrent dans la catégorie des données personnelles hautement sensibles.

À qui s'applique le RGPD ?

Bien que le Règlement Général sur la Protection des Données ait été adopté par l'Union Européenne, ses termes sont tels que les entreprises du monde entier sont contraintes de garantir que leurs pratiques sont conformes à ce règlement.

Il y a deux conditions principales pour que la loi s'applique à votre activité :

1. Vous êtes une entreprise qui opère dans une région relevant de l'Union Européenne.

2. Vous êtes une entreprise qui a des clients qui sont citoyens d'une région relevant de l'Union Européenne.

Si vous entrez dans l'une (ou les deux !) de ces catégories, alors tout type de violation des termes du RGPD vous mettra certainement dans une situation délicate.

Qu'est-ce que la Conformité au RGPD ?

La conformité au RGPD fait référence à l'action de garantir que les pratiques et les opérations de votre entreprise sont conformes aux réglementations que le RGPD impose aux entreprises de respecter.

Vous devez donc connaître les règles et conditions prévues par cette législation.

Il existe sept principes clés du RGPD :

1. Légalité, Équité et Transparence

Vous devez traiter les données de manière à ne violer aucune loi ou règle.

Vous ne pouvez pas dissimuler l'objectif de la collecte de données aux personnes auprès desquelles vous collectez des données ; vous devez être clair et honnête avec elles et utiliser un langage simple lorsque vous communiquez avec elles.

Le traitement des données ne devrait pas non plus avoir de conséquences négatives pour le client.

2. Limitation des Finalités

L'objectif de la collecte des données devrait être clairement communiqué à vos clients. Vous ne pouvez pas utiliser les données à toute autre fin si vous n'avez pas obtenu le consentement du client à l'avance.

Cependant, si vous souhaitez utiliser leurs données à l'avenir pour le bien commun, vous pourriez être autorisé à le faire.

3. Minimisation des Données

Vous ne pouvez pas collecter des données inutiles qui ne sont pas pertinentes par rapport à l'objectif de la collecte. Vous êtes autorisé à ne collecter que les données pertinentes et utiles à vos opérations. Donc, avant de commencer à collecter des informations, comprenez exactement ce dont vous avez besoin.

4. Exactitude

Les données que vous collectez et conservez doivent être correctes à 100 %, et n'oubliez pas : vos clients ont également le droit d'apporter des modifications aux informations personnelles inexactes ou incomplètes. En cas de toute modification, vous devez immédiatement mettre à jour vos enregistrements existants.

5. Limitation de la Conservation

Vous ne pouvez pas conserver les données indéfiniment ; vous devez définir la période de temps pendant laquelle vous les conserverez.

Une fois ce délai écoulé, vous serez légalement tenu de supprimer les informations. Si vous avez transmis les données à un tiers (avec le consentement des clients, bien sûr !), vous devrez vous assurer qu'ils les suppriment également de leur côté.

6. Intégrité et Confidentialité (Sécurité)

C'est l'une des règles les plus importantes du RGPD.

Les progrès technologiques ont également conduit à une augmentation des risques de cybersécurité.

Toutes les données que vous stockez en format numérique sur des serveurs haut de gamme doivent être protégées ; vous pouvez utiliser divers types de chiffrement. En cas de perte de données ou de non-protection des données des clients, préparez-vous à payer de lourdes amendes !

Vous devrez également informer toutes les personnes concernées par la violation des données. Dès que vous découvrez l'incident, vous aurez 72 heures pour rendre l'information publique.

7. Responsabilité

Pour démontrer que vous respectez toutes les exigences établies par le RGPD, vous devez documenter correctement la collecte et le traitement des données.

Le RGPD, bien qu'il puisse sembler un fardeau pour les entrepreneurs, représente en réalité une opportunité cachée d'une grande importance !

Ce règlement offre un cadre clair et précis des règles à respecter et des conséquences potentielles en cas de violations, élevant le niveau de conscience au sein des entreprises. Mais il y a plus encore.

Le RGPD peut en effet devenir un puissant outil concurrentiel.

Avoir une solide compréhension du RGPD peut aider les entreprises à établir la confiance avec les clients, en démontrant qu'elles prennent sérieusement la protection des données. De plus, les entreprises qui respectent correctement le RGPD peuvent éviter de lourdes sanctions, préservant ainsi leur réputation et leur solidité financière.

Donc, plutôt que de percevoir le RGPD comme un obstacle, voyons-le comme une opportunité d'améliorer nos pratiques commerciales et de renforcer la confiance des clients.