Du chaos des feuilles de calcul au contrôle total

Colibryx a développé son propre ERP pour éliminer Excel et Obsidian : désormais, les associés et l'équipe ont une vision unique sur les capacités, les marges et le pipeline.

2026

8 mois

Cliente	Colibryx S.r.l.
Industry	Agence logicielle / Services numériques
Anno	2026
Durata	8 mois

Cosa abbiamo fatto

Conception UX/UI pour rôles différenciés
Développement d'application web full-stack
Intégration de calendrier et automatisations
Tableaux de bord KPI et rapports financiers
Système de notifications et journal d'audit

Il progetto

ColibryxOS est le système de gestion interne de Colibryx : une plateforme unique qui unifie le suivi du temps, l'allocation des ressources, le CRM, la gestion des taux et des coûts. Chaque donnée n'existe qu'en un seul point : le client de l'opportunité devient le client du projet, les heures du devis deviennent le budget, les logs alimentent la marge en temps réel.

La sfida

Données éparses, décisions à l'aveugle

Avec 10 personnes, 6 projets parallèles et 15 opportunités actives, Colibryx gérait tout sur Excel et Obsidian. Aucune visibilité en temps réel sur les heures disponibles, les marges par projet ou les échéances de facturation. Chaque rapport nécessitait des heures de travail manuel.

Plus de 3 heures hebdomadaires perdues en rapports et alignements entre feuilles de calcul
Impossible de savoir quand l'équipe avait la capacité pour un nouveau projet
Marge des projets calculée a posteriori, souvent avec des erreurs
Pipeline commercial et documents éparpillés entre e-mails, drive et notes

Notre approche

1
Découverte
Cartographie des flux réels : comment les associés et les développeurs travaillaient, quelles données étaient nécessaires et où se trouvaient les goulots d'étranglement. Définition du principe de la Source Unique de Vérité.
2
Architecture
Conception modulaire avec données interconnectées : devis → projet → allocations → suivi du temps. Chaque entité alimente les suivantes sans redondance.
3
Développement
Mise en œuvre par phases : d'abord le cœur (suivi du temps, projets, CRM, taux), puis le calendrier, le simulateur de capacité et les modules avancés. Itérations hebdomadaires avec les associés.
4
Intégration
Connexion avec Apple Calendar, préparation d'API pour la facturation, flux RH. Le système s'intègre avec les outils existants (ClickUp, GitLab) sans les remplacer.

La solution

Un tableau de bord unique pour gérer l'agence

ColibryxOS répond aux questions critiques des associés en un coup d'œil : quelle marge sur chaque projet, combien d'heures disponibles l'équipe a, quand un nouveau travail peut être lancé, quelles opportunités sont en attente. Les développeurs ne voient que ce qui leur est nécessaire : heures à loguer, événements à venir, documents de projet.

Marge en temps réel

Comparaison des heures prévues vs réalisées pour chaque commande. Coûts indirects alloués automatiquement. Burn rate et écart toujours à jour.

Capacité et simulateur

Vue des heures disponibles par département pour les prochaines semaines. Simulation : « si cette opportunité démarrait, quand aurions-nous de la place ? » Surréservation immédiatement mise en évidence.